L’agence AIR vient d’animer une réunion d’innovation collaborative pour l’association européenne EuroSIMA avec 53 jeunes entreprises en développement. Ce genre d’expérience ne s’improvise pas et AIR vous propose de partager quelques uns de ses secrets…
1. Bien préparer le teaser de la réunion :
Pour que l’événement soit une réussite il faut du monde ! du coup il faut attirer les participants avec un objectif clair et mobilisateur. Dans le cas de la réunion EuroSIMA nous avons travaillé sur une image forte représentant le futur pour des entreprises émergentes et un slogan
2. Préparer la salle pour que l’ambiance soit conviviale et collaborative :
Finies les estrades avec des gens « au dessus » des autres ! l’objectif est de créer un espace ouvert ou tout le monde est au même niveau et les animateurs se déplacent debout à l’intérieur du groupe. Si il y a beaucoup de monde il faut enlever les tables pour éviter de créer des frontières entre les gens
3. Rythmer la réunion !
Le cerveau humain est en général plus disponible le matin et il faut pouvoir faire des pauses après un travail intensif… Il faut absolument alterner des moments d’échanges, des moments de réfléxion et des pauses où les gens se détendent et commencent à nouer des liens
4. Prendre réellement en compte les idées et les commentaires des participants :
Si vous utilisez classiquement une présentation Powerpoint les participants oublient rapidement les diapos d’avant et il est très difficile d’intégrer leurs remarques sur le fil dans votre présentation. Du coup ils sont comme au cinéma et décrochent rapidement… C’est pourquoi nous utilisons le Mind Mapping que ce soit de façon manuelle ou numérique car cette méthode permet de créer collectivement une image du projet mais aussi d’intégrer en temps réel les idées des personnes présentes ce qui démontre votre capacité d’écoute et de réaction
5. Valider de façon collective l’ensemble des idées et mettez en valeur cet instant !
L’objectif est d’impliquer les participants à continuer le travail pour aller plus loin dans les détails et pour mettre en place les premières actions. Pour cela il suffit de synthétiser l’ensemble de la réunion en 1 carte en intégrant les nouvelles idées des participants avec une couleur flashy pour qu’ils voient bien qu’ils ont été écoutés et compris. Une photo de groupe au final permet de mettre en valeur cet incroyable moment de collaboration créative et d’inscrire durablement votre événement dans l’inconscient collectif !
6. Proposer de continuer dans des groupes de travail sur une plateforme en ligne pour éviter que le soufflet retombe :
L’énergie créée lors de ce type d’événement est très important, les participants sont en général heureux d’être venus et souhaitent garder le contact avec les autres et avec vous. C’est le moment de proposer de continuer ces riches débats sur une plateforme d’innovation collaborative où chacun pourra compléter les idées émergentes et proposer de nouveaux sujets. Il est plus facile de créer un événement avec des interactions entre les participants que de créer une communauté innovante virtuelle mais avec le temps les 2 solutions sont complémentaires !
Nous avons encore beaucoup d’autres astuces mais il faudra les vivre avec nous !!!
